Як поводити себе при перевірках
10/19/2008 | hakim
Інструкція про порядок дій персоналу у випадку проведення перевірки або візиту державних контролюючих органів
При проведенні перевірок суб'єктів господарювання, у тому числі тих, які займаються медичною практикою, важливе значення має правильне поводження їхніх співробітників у присутності представників контролюючих органів. Стресова ситуація та непідготовленість працівників можуть призвести до негативних наслідків для підприємства — видачі «зайвої» інформації чи конфлікту з перевіряючими. Не завжди можна зберегти «баланс інтересів» — не спровокувати на конфлікт перевіряючих та правомірно обмежити їх доступ до інформації та документів підприємства. Тому перед перевірками керівництву потрібно правильно інструктувати своїх підлеглих, роз'яснивши їх права та обов'язки. Саме для цього призначена Інструкція, в якій викладені основні директиви та поради для персоналу, який спілкується з перевіряючими у відсутність керівництва.
Зразок, що пропонується автором, може стати корисним не лише для приватних, а й державних і комунальних закладів охорони здоров'я. Щоб надати зазначеному документу статус внутрішнього нормативного документу, рекомендується затвердити його окремим наказом керівника.
ІНСТРУКЦІЯ №_ Про порядок дій персоналу у випадку проведення перевірки або візиту державних контролюючих органів
м. Київ «__»________2008 р.
1. Загальні положення
1.1. Ця інструкція (далі— Інструкція) визначає порядок основних дій та обов'язків співробітників TOB «Медікос» (далі — Підприємство) у випадку візиту до Підприємства представників державних контролюючих органів (осіб, які ними представляються) з метою проведення перевірок або з'ясування певної інформації.
1.2. Положення цієї Інструкції також визначають дії персоналу Підприємства при отриманні запиту по телефону від осіб, які представляються представниками контролюючих або правоохоронних органів.
1.3. До числа державних контролюючих і правоохоронних органів (далі— Контролюючі органи) за цією Інструкцією належать:
— Державна податкова інспекція (всіх рівнів);
— податкова міліція (всіх рівнів);
— Міністерство внутрішніх справ України (окремі підрозділи, які наділені функціями контролю та правом проведення оперативно-розшукової діяльності та слідства, у т. ч. УБОЗ, УБЕЗ);
— прокуратура (всіх рівнів);
— Служба безпеки України;
— пожежна інспекція (всіх рівнів);
— територіальні підрозділи Управління із справ захисту прав споживачів;
— санітарно-епідеміологічна станція;
— екологічна інспекція;
— Державна виконавча служба;
— Державна митна служба;
— територіальні підрозділи Служби зайнятості населення (інспекціїз охорони праці);
— інші, передбачені чинним законодавством України.
1.4. У випадку, коли працівник не може самостійно визначитися щодо повноважень особи державного органу, що наполягає на наявності в неї законодавчо визначених повноважень з проведення перевірок або з'ясування інформації стосовно діяльності Підприємства, йому потрібно негайно повідомити свого безпосереднього керівника, чи порадитися з юрисконсультом Підприємства.
2. Права та обов'язки працівників Підприємства при проведенні перевірки
2.1. У випадку візиту до медичного закладу чи іншого структурного підрозділу Підприємства представників Контролюючих органів кожен працівник повинен чітко виконувати вказівки свого безпосереднього керівника чи керівника Підприємства, продовжувати виконувати свої службові обов'язки, або принаймні знаходитися на своєму робочому місці.
2.2. Без дозволу директора (його заступників) жоден співробітник не має права коментувати діяльність Підприємства, зокрема, повідомляти інформацію, яка становить його комерційну таємницю чи медичну таємницю пацієнтів.
2.3. Кожен працівник має пам'ятати, що згідно із статтею 63 КонституціїУкраїни, фізична особа має право зберігати мовчання, а також не відповідати на запитання, що стосуються її особисто, членів її родини чи близьких родичів.
2.4. Працівники, до обов'язків яких відноситься розпорядження ключами від службових та технічних приміщень Підприємства (у першу чергу, архіву та складу) не повинні надавати перевіряючим ці ключі без дозволу керівництва Підприємства.
2.5. Співробітники Підприємства, які мають знайомих серед осіб, що прийшли на Підприємство з перевіркою, не повинні переходити у спілкуванні з такими особами на неофіційний рівень.
2.6. На початку перевірки працівник, якому було доручено зустрічати (супроводжувати) перевіряючій, повинен чемно запропонувати відвідувачам представитися та показати службові документи. Після цього відповідальний працівник повинен переписати дані про особу перевіряючих (прізвище, ім'я, по батькові, посаду, назву органу, який видав посвідчення та номер останнього), а також запропонувати всім представникам Контролюючого органу, що прийшли на перевірку, записатися у «Книзі реєстрації проведення перевірок» (далі — Книга).
2.7. Відповідно до чинного законодавства, у разі відмови перевіряючих записатися у Книзі, вони до перевірки не допускаються.
2.8. У разі відмови перевіряючих реєструватися у Книзі чи підтверджувати свої повноваження, зокрема показати своє службове посвідчення, співробітники Підприємства, які їх зустрічають чи супроводжують, повинні негайно повідомити про це керівництво Підприємства та юрисконсульта.
2.9. У разі намагання представників Контролюючих органів ознайомитися з документацією підприємства (окрім документів з «Куточка споживача» та реєстру розрахункових операцій — РРО), медичними картками, особистими речами, змістом шаф та іншого, до прибуття керівництва або юрисконсульта, необхідно голосно повідомити перевіряючих, що вони не мають на це право, порушують права громадян та комерційну таємницю Підприємства. У коректній формі співробітник повинен заявити перевіряючим, що без офіційного представника Підприємства робити це вони не мають права, а тому потрібно дочекатися керівництва Підприємства.
2.10. До прибуття керівництва Підприємства працівникам не дозволяється:
- надавати перевіряючим оригінали чи копії бухгалтерських, податкових, розрахункових, медичних документів, договорів, накладних тощо, окрім документів РРО (каса);
- підписувати будь-які документи (акти, протоколи тощо);
- давати письмові чи усні пояснення щодо діяльності Підприємства чи конкретних пацієнтів;
- залишати робоче місце;
- відкривати для перевіряючих службові, технічні та підсобні приміщення;
- передавати зразки медичних засобів і матеріалів.
3. Спілкування з перевіряючими по телефону
3.1. У разі отримання дзвінка від особи, яка називається представником Контролюючого органу, працівник повинен спочатку записати її дані: прізвище, ім'я, по батькові, посада та орган, якій вона представляє, контактний телефон, і лише потім з'єднувати з керівником чи відповідати на запитання.
3.2. Якщо перевіряючий просить відповісти на запитання щодо господарської діяльності Підприємства, медичного обслуговування конкретних пацієнтів, співробітник повинен вибачитися та повідомити, що не може відповісти на такі запитання, оскільки не мас відповідних повноважень. Після цього запропонувати перевіряючому надати номер телефону, за яким пізніше з ним зв'яжеться представник Підприємства, і зможе відповісти на всі запитання.
3.3. Повідомляти по телефону будь-яку інформацію про господарську діяльність Підприємства, особисті дані співробітників (прізвище, ім'я, по батькові, посада, телефони тощо) без дозволу керівництва категорично забороняється.
3.4. Приймати інформацію (телефонограми), повідомлення про виклик до Контролюючих органів, запити про надання документів та інформації працівникам, до кола посадових обов'язків яких такі повноваження не входять, не дозволяється.
4. Контроль за виконанням Інструкції
4.1. Контроль за виконанням працівниками положень цієї Інструкції покладається на директора, його заступників, керівників окремих підрозділів Підприємства.
4.2. Кожен із працівників повинен знати основні положення цієї Інструкції.
4.3. У випадку виникнення конфліктних ситуацій з представниками Контролюючих органів працівники повинні намагатися зберігати спокій та не провокувати перевіряючих.
4.4. Кожен із працівників Підприємства повинен запам'ятовувати основні події перевірки (візиту), прикмети перевіряючи тощо.
«____»_______________200__р.
З Інструкцією ознайомлені: Підписи
С.В.АНТОНОВ, адвокат, канд. юрид. наук, науковий співробітник Інституту держави і права ім. В. М. Корецького HAH України, директор Центру медичного права
„Управління закладом охорони здоров’я”// 2008. - №10. –С.33-36.
При проведенні перевірок суб'єктів господарювання, у тому числі тих, які займаються медичною практикою, важливе значення має правильне поводження їхніх співробітників у присутності представників контролюючих органів. Стресова ситуація та непідготовленість працівників можуть призвести до негативних наслідків для підприємства — видачі «зайвої» інформації чи конфлікту з перевіряючими. Не завжди можна зберегти «баланс інтересів» — не спровокувати на конфлікт перевіряючих та правомірно обмежити їх доступ до інформації та документів підприємства. Тому перед перевірками керівництву потрібно правильно інструктувати своїх підлеглих, роз'яснивши їх права та обов'язки. Саме для цього призначена Інструкція, в якій викладені основні директиви та поради для персоналу, який спілкується з перевіряючими у відсутність керівництва.
Зразок, що пропонується автором, може стати корисним не лише для приватних, а й державних і комунальних закладів охорони здоров'я. Щоб надати зазначеному документу статус внутрішнього нормативного документу, рекомендується затвердити його окремим наказом керівника.
ІНСТРУКЦІЯ №_ Про порядок дій персоналу у випадку проведення перевірки або візиту державних контролюючих органів
м. Київ «__»________2008 р.
1. Загальні положення
1.1. Ця інструкція (далі— Інструкція) визначає порядок основних дій та обов'язків співробітників TOB «Медікос» (далі — Підприємство) у випадку візиту до Підприємства представників державних контролюючих органів (осіб, які ними представляються) з метою проведення перевірок або з'ясування певної інформації.
1.2. Положення цієї Інструкції також визначають дії персоналу Підприємства при отриманні запиту по телефону від осіб, які представляються представниками контролюючих або правоохоронних органів.
1.3. До числа державних контролюючих і правоохоронних органів (далі— Контролюючі органи) за цією Інструкцією належать:
— Державна податкова інспекція (всіх рівнів);
— податкова міліція (всіх рівнів);
— Міністерство внутрішніх справ України (окремі підрозділи, які наділені функціями контролю та правом проведення оперативно-розшукової діяльності та слідства, у т. ч. УБОЗ, УБЕЗ);
— прокуратура (всіх рівнів);
— Служба безпеки України;
— пожежна інспекція (всіх рівнів);
— територіальні підрозділи Управління із справ захисту прав споживачів;
— санітарно-епідеміологічна станція;
— екологічна інспекція;
— Державна виконавча служба;
— Державна митна служба;
— територіальні підрозділи Служби зайнятості населення (інспекціїз охорони праці);
— інші, передбачені чинним законодавством України.
1.4. У випадку, коли працівник не може самостійно визначитися щодо повноважень особи державного органу, що наполягає на наявності в неї законодавчо визначених повноважень з проведення перевірок або з'ясування інформації стосовно діяльності Підприємства, йому потрібно негайно повідомити свого безпосереднього керівника, чи порадитися з юрисконсультом Підприємства.
2. Права та обов'язки працівників Підприємства при проведенні перевірки
2.1. У випадку візиту до медичного закладу чи іншого структурного підрозділу Підприємства представників Контролюючих органів кожен працівник повинен чітко виконувати вказівки свого безпосереднього керівника чи керівника Підприємства, продовжувати виконувати свої службові обов'язки, або принаймні знаходитися на своєму робочому місці.
2.2. Без дозволу директора (його заступників) жоден співробітник не має права коментувати діяльність Підприємства, зокрема, повідомляти інформацію, яка становить його комерційну таємницю чи медичну таємницю пацієнтів.
2.3. Кожен працівник має пам'ятати, що згідно із статтею 63 КонституціїУкраїни, фізична особа має право зберігати мовчання, а також не відповідати на запитання, що стосуються її особисто, членів її родини чи близьких родичів.
2.4. Працівники, до обов'язків яких відноситься розпорядження ключами від службових та технічних приміщень Підприємства (у першу чергу, архіву та складу) не повинні надавати перевіряючим ці ключі без дозволу керівництва Підприємства.
2.5. Співробітники Підприємства, які мають знайомих серед осіб, що прийшли на Підприємство з перевіркою, не повинні переходити у спілкуванні з такими особами на неофіційний рівень.
2.6. На початку перевірки працівник, якому було доручено зустрічати (супроводжувати) перевіряючій, повинен чемно запропонувати відвідувачам представитися та показати службові документи. Після цього відповідальний працівник повинен переписати дані про особу перевіряючих (прізвище, ім'я, по батькові, посаду, назву органу, який видав посвідчення та номер останнього), а також запропонувати всім представникам Контролюючого органу, що прийшли на перевірку, записатися у «Книзі реєстрації проведення перевірок» (далі — Книга).
2.7. Відповідно до чинного законодавства, у разі відмови перевіряючих записатися у Книзі, вони до перевірки не допускаються.
2.8. У разі відмови перевіряючих реєструватися у Книзі чи підтверджувати свої повноваження, зокрема показати своє службове посвідчення, співробітники Підприємства, які їх зустрічають чи супроводжують, повинні негайно повідомити про це керівництво Підприємства та юрисконсульта.
2.9. У разі намагання представників Контролюючих органів ознайомитися з документацією підприємства (окрім документів з «Куточка споживача» та реєстру розрахункових операцій — РРО), медичними картками, особистими речами, змістом шаф та іншого, до прибуття керівництва або юрисконсульта, необхідно голосно повідомити перевіряючих, що вони не мають на це право, порушують права громадян та комерційну таємницю Підприємства. У коректній формі співробітник повинен заявити перевіряючим, що без офіційного представника Підприємства робити це вони не мають права, а тому потрібно дочекатися керівництва Підприємства.
2.10. До прибуття керівництва Підприємства працівникам не дозволяється:
- надавати перевіряючим оригінали чи копії бухгалтерських, податкових, розрахункових, медичних документів, договорів, накладних тощо, окрім документів РРО (каса);
- підписувати будь-які документи (акти, протоколи тощо);
- давати письмові чи усні пояснення щодо діяльності Підприємства чи конкретних пацієнтів;
- залишати робоче місце;
- відкривати для перевіряючих службові, технічні та підсобні приміщення;
- передавати зразки медичних засобів і матеріалів.
3. Спілкування з перевіряючими по телефону
3.1. У разі отримання дзвінка від особи, яка називається представником Контролюючого органу, працівник повинен спочатку записати її дані: прізвище, ім'я, по батькові, посада та орган, якій вона представляє, контактний телефон, і лише потім з'єднувати з керівником чи відповідати на запитання.
3.2. Якщо перевіряючий просить відповісти на запитання щодо господарської діяльності Підприємства, медичного обслуговування конкретних пацієнтів, співробітник повинен вибачитися та повідомити, що не може відповісти на такі запитання, оскільки не мас відповідних повноважень. Після цього запропонувати перевіряючому надати номер телефону, за яким пізніше з ним зв'яжеться представник Підприємства, і зможе відповісти на всі запитання.
3.3. Повідомляти по телефону будь-яку інформацію про господарську діяльність Підприємства, особисті дані співробітників (прізвище, ім'я, по батькові, посада, телефони тощо) без дозволу керівництва категорично забороняється.
3.4. Приймати інформацію (телефонограми), повідомлення про виклик до Контролюючих органів, запити про надання документів та інформації працівникам, до кола посадових обов'язків яких такі повноваження не входять, не дозволяється.
4. Контроль за виконанням Інструкції
4.1. Контроль за виконанням працівниками положень цієї Інструкції покладається на директора, його заступників, керівників окремих підрозділів Підприємства.
4.2. Кожен із працівників повинен знати основні положення цієї Інструкції.
4.3. У випадку виникнення конфліктних ситуацій з представниками Контролюючих органів працівники повинні намагатися зберігати спокій та не провокувати перевіряючих.
4.4. Кожен із працівників Підприємства повинен запам'ятовувати основні події перевірки (візиту), прикмети перевіряючи тощо.
«____»_______________200__р.
З Інструкцією ознайомлені: Підписи
С.В.АНТОНОВ, адвокат, канд. юрид. наук, науковий співробітник Інституту держави і права ім. В. М. Корецького HAH України, директор Центру медичного права
„Управління закладом охорони здоров’я”// 2008. - №10. –С.33-36.